eArchive

Giải pháp lưu trữ hồ sơ điện tử

Các nghiệp vụ lưu trữ sẽ được xử lý một cách đơn giản, nhanh chóng

Tìm hiểu về eArchive

Là giải pháp số hóa, lưu trữ điện tử tập trung, được nghiên cứu và phát triển nhằm giải quyết, đáp ứng các nghiệp vụ lưu trữ của Lưu trữ cơ quan. Với eArchive các nghiệp vụ lưu trữ sẽ được xử lý một cách đơn giản, nhanh chóng.

Lợi ích của eArchive

Phần mềm được thiết kế tuân thủ, đáp ứng các quy định của nhà nước về lưu trữ

Luật lưu trữ
Nghị định 01/2013/NĐ-CP
Nghị định 30/2020/NĐ-CP
Thông tư 16/2014/TT-BNV về quản lý công tác nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ lịch sử.
Thông tư 10/2014/TT-BNV về quản lý khai thác hồ sơ tài liệu lưu trữ.
Tiêu chuẩn dữ liệu đầu vào tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng Thông tư 02/2019/TT-BNV
Thông tư 10/2012/TT-BNV về quản lý công tác tiêu hủy hồ sơ tài liệu hết giá trị.
Công văn 903/VTLTNN-QLII ngày 21/8/2023 của Cục VTLTNN hướng dẫn hoạt động thu thập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử.

Tự động hóa các quy trình, nghiệp vụ lưu trữ

Cung cấp chức năng cho phép thu thập hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử
Cho phép số hóa, biên mục tài liệu tự động, với độ chính xác cao
Có khả năng kết nối, liên thông dữ liệu thông qua trục kết nối, liên thông của tỉnh, đáp ứng nghiệp vụ thu thập dữ liệu vào LTLS từ các lưu trữ cơ quan
Hỗ trợ qua nhiều nền tảng ứng dụng: Cho phép khai thác hồ sơ, tài liệu mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị có kết nối Internet như: máy tính bảng, điện thoại thông minh, tablet,…

Dữ liệu đáp ứng tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào theo quy định của Thông tư 02/2019/TT-BNV

Đáp ứng tiêu chuẩn dữ liệu: Được số hóa từ tài liệu lưu trữ nền giấy; Tài liệu ảnh; Tài liệu phim ảnh; Tài liệu âm thanh
Hỗ trợ chức năng ký số vào tài liệu điện tử (sử dụng API do Ban cơ yếu chính phủ cung cấp)

Tích hợp hệ thống

Giải pháp tích hợp với các hệ thống như: Quản lý văn bản điều hành, dịch vụ công, một cửa điện tử, cơ sở dữ liệu chuyên ngành,…nhằm mục đích thu thập hồ sơ điện tử từ các nguồn nộp lưu vào eArchive.

An toàn và bảo mật

Hệ thống được thiết kế đáp ứng các yêu cầu về an toàn bảo mật, an ninh thông tin và phân quyền truy cập dữ liệu theo từng phòng ban, đơn vị.
Hỗ trợ các công nghệ cho phép mã hóa thông tin; xác thực; kiểm soát truy cập; an toàn ứng dụng; sao lưu dự phòng: Bảo mật dữ liệu trên đường truyền bằng HTTPs, bảo mật dữ liệu trên máy chủ bằng AES256,…

Giao diện phần mềm thân thiện, dựa trên các trải nghiệm của người dùng

Giao diện người dùng thân thiện từ trình duyệt web, hỗ trợ tiếng Việt theo chuẩn Unicode. Đảm bảo triển khai nhanh chóng và cho phép người dùng làm chủ được các chức năng trong hệ thống, cũng như vận hành và duy trì hệ thống một các dễ dàng.

Hệ thống linh hoạt và có thể mở rộng

Cấu hình hệ thống linh hoạt, cho phép phát triển mở rộng ứng dụng trên quy mô tăng trưởng số lượng quy trình và số lượng người dùng tác nghiệp trong hệ thống cũng như số lượng hồ sơ cần xử lý, không ảnh hưởng tới các quy trình đang được khai thác tác nghiệp.

Tính năng

Chức năng chính

Phân hệ Thu thập

Cung cấp các chức năng cho phép thu thập hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử.

Đối với Hồ sơ giấy: tuân thủ các bước theo quy định của Thông tư 16/2014/TT-BNV
Đối với Hồ sơ điện tử: tuân thủ nghị định 30/2020/NĐ-CP, Nghị định 01/2013/NĐ-CP, Công văn 903/VTLTNN-QLII ngày 21/8/2023 của Cục VTLTNN.

Phân hệ Số hóa

Chức năng số hóa của eArchive xây dựng dựa trên công nghệ số hóa tiên tiến hàng đầu thế giới hiện nay. Quy trình số hóa với đầy đủ các bước:

Quét hồ sơ
Số hóa hồ sơ
Biên mục tự động
Ký số

Phân hệ Khai thác

Phân hệ Khai thác tuân thủ theo hướng dẫn tại Thông tư 10/2014/TT-BNV:

Cho phép người dùng tra cứu, truy vấn thông tin hồ sơ, tài liệu mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị (PC, laptop, mobile) có kết nối internet/WAN/LAN.
Cho phép người dùng khai thác hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử:
- Tìm kiếm hồ sơ, tài liệu theo nội dung, từ khóa, thông tin metadata của hồ sơ, tài liệu.
- Duyệt mục lục hồ sơ theo đơn vị, phòng ban.
- Tạo/phê duyệt phiếu yêu cầu khai thác.
- Thống kê, báo cáo.

Phân hệ Chỉnh lý

Phân hệ Chỉnh lý cung cấp các chức năng cho phép chỉnh lý hồ sơ tuân thủ các bước theo quy định của Công Văn số 283/VTLT-NN-NVTW.

Phân hệ Giao nộp tài liệu & Lưu trữ lịch sử

Phân hệ Giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tuân thủ quy định theo hướng dẫn tại Công văn 903/VTLTNN-QLII ngày 21/8/2023 của Cục VTLTNN hướng dẫn hoạt động thu thập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử

Có khả năng kết nối, liên thông dữ liệu thông qua trục kết nối, liên thông của tỉnh/thành phố, đáp ứng nghiệp vụ thu thập dữ liệu vào LTLS từ các lưu trữ cơ quan
Cho phép cán bộ lưu trữ tiến hành giao nộp hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử.

Phân hệ Tiêu hủy

Phân hệ Tiêu hủy tuân thủ quy định theo hướng dẫn tại Thông tư 10/2012/TT-BNV

Cho phép cán bộ lưu trữ lập danh sách hồ sơ cần Tiêu hủy, thực hiện các thao tác trình, thẩm định danh sách hồ sơ cần tiêu hủy, cũng như lập Biên bản, quyết định tiêu hủy theo quy định của Nhà nước.
Cho phép cán bộ lưu trữ tiến hành tiêu hủy hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử.

Tích hợp và chia sẻ dữ liệu

Sẵn sàng kết nối, chia sẻ và đồng bộ dữ liệu giữa các hệ thống.
Có khả năng kết nối, liên thông và tích hợp với các hệ thống chuyên dụng khác đang được sử dụng tại cơ quan, tổ chức như:
- Phần mềm quản lý văn bản và điều hành
- Phần mềm liên thông một cửa
- Phần mềm giải quyết thủ tục hành chính
- Các phần mềm chuyên ngành khác (theo yêu cầu)

Phân hệ Bảo quản

Cho phép cán bộ lưu trữ thực hiện:

Quản lý thông tin các kho lưu trữ
Chuyển vị trí hồ sơ trong kho
Quản lý xuất nhập hồ sơ
Lập bảng chỉ dẫn kho
Báo cáo thống kê

Phân hệ Quản trị hệ thống

Chức năng cho phép người quản trị thực hiện việc quản trị hệ thống gồm: quản trị danh mục, phân quyền người dùng, theo dõi lịch sử truy cập hệ thống,…