Nếu bạn là một trong những doanh nghiệp đang tìm kiếm những giải pháp mới thay thế phương pháp lưu trữ tài liệu truyền thống, thì số hóa tài liệu là một trong những giải pháp không thể bỏ qua với bộ phần mềm Abbyy FineReader.
Cùng tìm hiểu:
– Số hóa tài liệu là gì?
– Lợi ích khi ứng dụng Abbyy FineReader vào quá trình số liệu hóa tài liệu cho doanh nghiệp
– Quy trình chuyển đổi số hóa tài liệu với Abbyy FineReader
1. Số hóa tài liệu là gì?
Do sự quá tải về sức chứa hay sự đe dọa rò rỉ thông tin từ không gian mạng, giờ đây, cách quản lý thông tin, tài liệu theo phương pháp truyền thống giờ đây đã không còn phù hợp với nhiều doanh nghiệp. Từ đây số hóa tài liệu đã ra đời nhằm hỗ trợ các tối đa hóa được không gian, thời gian cũng như nguồn nhân lực của doanh nghiệp.
Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi các dạng lưu trữ tài liệu truyền thống như chữ viết tay, hình ảnh,… sang dạng chuẩn tài liệu mà máy tính có thể nhận dạng, lưu trữ được. Các tài liệu sau khi đã được số hóa, chuyển đổi sẽ lưu trữ trên máy chủ riêng hay trên các nền tảng đám mây. Trong đó, bộ phần mềm đang khá phổ biến được rất nhiều các doanh nghiệp tin tưởng phải kể đến như Abbyy FineReader hay còn được biết đến với cái tên ngắn gọn hơn đó là Finereader.
2. Lợi ích khi ứng dụng Abbyy FineReader vào quá trình số liệu hóa tài liệu cho doanh nghiệp
Abbyy FineReader là một giải pháp một cửa nhằm làm việc, xử lý tất cả các tài liệu trên giấy tờ với số lượng lớn, bộ phần mềm giúp các khách hàng là doanh nghiệp có thể chuyển PDF sang Word không lỗi font thậm chí chuyển PDF sang Word chỉnh sửa được,…
2.1. Tối ưu hóa không gian lưu trữ
Theo phương pháp truyền thống các doanh nghiệp lưu trữ tài liệu sau khi in ấn các tài liệu, thông tin hay ấn phẩm phải cần một lượng không gian văn phòng không hề nhỏ để lưu trữ, sắp xếp. Nếu như trước đây khi chưa có sự hỗ trợ của Finereader, 1m2 văn phòng sẽ phải để dành chỗ cất giữ các tài liệu, điều này đã ảnh hưởng trực tiếp tới môi trường sống và không gian làm việc của tất cả các nhân viên. Hơn nữa, điều này còn làm mất mỹ quan nơi làm việc khiến cho không gian trở nên lộn xộn và chật chội hơn.
Với sự hỗ trợ của Finereader, các tài liệu này sẽ được tối đa hóa bằng các lưu trữ các tài liệu giấy đó trên các nền tảng đám mây, tiết kiệm tiền thuê văn phòng, tạo không gian thông thoáng nơi công sở.
2.2. Tối đa hóa được quy trình quản lý, lưu trữ, tìm kiếm
Nếu như theo phương pháp truyền thống, mọi người rất mất thời gian trong quá trình tìm kiếm lại những hồ sơ, ấn phẩm, tài liệu cũ. Trong khi đó với việc chuyển PDF sang Word OCR, hay ngược lại các doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát được thông tin dù cho thông tin đó có từ 2-3 năm trước. Thậm chí, bộ phận cấp trên cũng dễ dàng kiểm soát được các thông tin nội bộ mà họ không nhất thiết phải gặp mặt nhau trực tiếp.
Sẽ không có bất cứ ai muốn mình trở thành hung thủ trong phi vụ “sát hại” môi trường, nhưng nếu theo như quy trình quản lý nguồn thông tin theo như phương pháp thủ công, mỗi chúng ta chính là tác nhân ảnh hưởng trực tiếp tới môi trường rừng. Abby Reader cho phép người dùng chuyển PDF thành văn bản, chuyển PDF sang Word không lỗi font,… để tiết kiệm tối đa nguồn nhiên liệu tự nhiên này.
Ảnh hưởng trực tiếp đến việc giảm tải sử dụng giấy
3. Quy trình chuyển đổi, số hóa tài liệu
Dưới đây là những bước thực hiện chuyển đổi số liệu, số hóa tài liệu, chuyển tài liệu giấy, ảnh quét, PDF sang Word, text… theo quy chuẩn nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp nhanh chóng thích nghi với bộ phần mềm.
Quy trình thực hiện số hóa tài liệu
Mọi người tiến hành các bước thu thập các tài liệu, thông tin, ấn phẩm cần thiết để thực hiện chuyển đổi. Các doanh nghiệp cũng tiến hành những bước đầu sàng lọc thông tin, từ đây tùy thuộc vào nhu cầu lưu trữ của công ty mà mọi người tiến hành lưu trữ, chuyển đổi. Ví dụ như những hạng mục xây dựng, những quy tắc được quy định giữa doanh nghiệp và khách hàng có thể được cho là tài liệu mật nên được bảo mật cao.
Khi muốn chuyển đổi, số hóa tài liệu giấy thành tài liệu điện tử, thì mọi người cần chuẩn bị các tài liệu phù hợp trước. Tài liệu chuẩn bị không để bị rách hay bị nhăn, nhằm hỗ trợ tối đa và nhanh chóng trong quá trình Scan tài liệu thì mọi người có thể vuốt thẳng tài liệu và kẹp phẳng tài liệu trên một mặt phẳng. Đồng thời thực hiện các công tác như: phân loại, tháo ghim, vệ sinh tài liệu trước khi đưa vào quét (scan).
Sau khi đã tiến hành các thủ tục cơ bản như trên, mọi người sẽ tiến hành scan tài liệu và thiết lập hệ thống ảnh và lưu trữ theo các file, đặt tên theo yêu cầu, phân loại mà doanh nghiệp quy định. Trong quá trình này, mọi người có thể sẽ hơi mất thời gian một chút nhưng nếu so với việc đánh máy truyền thống thì đây thực sự được coi là một giải pháp tối ưu.
Sau khi tài liệu đã scan đạt yêu cầu, các doanh nghiệp tiến hành chuyển PDF thành văn bản, hay chuyển PDF sang Word thông qua các bộ phần mềm Abbyy FineReader.
Đồng thời sử dụng chức năng biên mục tài liệu bằng cách khoanh vùng của ABBYY FineReader để tiến hành nhập các trường thông tin metadata của hồ sơ, tài liệu.
Để đảm bảo chất lượng , mọi người tiến hành kiểm tra lại các thông tin hồ sơ, tài liệu, ấn phẩm đã đúng theo quy chuẩn chưa. Trong quá trình này, mọi người cần đảm bảo chất lượng của tài liệu rõ nét, đúng chuẩn thông tin trên bản cứng trước khi nghiệm thu và gửi đi.
Sau khi đã tiến hành nghiệm thu sản phẩm, các doanh nghiệp sẽ một lần nữa rà soát lại tài liệu giấy, sắp xếp hồ sơ tài liệu giấy về kho lưu trữ. Từ đây các doanh nghiệp có thể tiến hành lưu trữ, khai thác, chia sẽ hồ sơ tài liệu đã được số hóa.
Trên đây là một vài thông tin cơ bản giúp các doanh nghiệp có cái nhìn khách quan về số hóa tài liệu, cảm ơn mọi người đã dành thời gian theo dõi, mong rằng những thông tin trên sẽ giúp mọi người trong quá trình tìm hiểu và quản lý thông tin khi số hóa tài liệu!
