Hệ thống số hóa online

Hệ thống bóc tách thông tin tự động

Back to Khách hàng

IP VIETNAM – Hồi cố dữ liệu

Về IP VIETNAM

Cục Sở hữu Trí tuệ (IP VIETNAM)
Cơ quan trực thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ
Địa chỉ: 384-386, Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội

"Do sự cố ngoài ý muốn, hơn 4 triệu trang hồ sơ, tài liệu quan trọng trong kho dữ liệu VN-IPAS của Cục đã bị mất mát, hoặc hỏng. Việc xác định vị trí dữ liêu bị mất, bị hỏng trong kho dữ liệu VN-IPAS và quét bổ sung, thay thế là nhiệm vụ vô cùng khó khăn đối với Cục Sở hữu trí tuệ. Qua nhiều năm Cục đã tìm nhiều giải pháp và tự tổ chức công tác phục hồi dữ liệu, nhưng hoàn toàn bất lực, không thể hoàn thành được nhiệm vụ tối quan trọng này. Chúng tôi cần 1 nhà cung cấp dịch vụ số hóa chuyên nghiệp có kinh nghiệm và giải pháp thi công hoàn hảo để có thể hoàn thành công việc khó khăn này "

Cục Sở hữu trí tuệ là cơ quan trực thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ, thực hiện chức năng giúp Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ thống nhất quản lý nhà nước và đảm bảo các hoạt động sự nghiệp chuyên ngành về sở hữu trí tuệ trên phạm vi cả nước

Thách thức

Kho dữ liệu VN-IPAS rất lớn, sau sự cố bị hư hỏng từng phần. Cần xác định đúng các tài liệu, dữ liệu bị hỏng để thay thế, bổ sung.

Tìm kiếm các tài liệu giấy để quét và bổ sung vào kho chỉ với các tài liệu được xác định là bị mất, hỏng

Hồ sơ, tài liệu giấy nằm ở nhiều nơi khác nhau, đặc biệt khá nhiều trong số đó đang năm trong quá trình xử lý của các cán bộ nghiệp vụ.

Kiểm tra, đối chiếu tính chính xác của việc rà soát dữ liệu bị hỏng và các tài liệu được bổ sung, bồi đắp vào hệ thống

Giải pháp

Xây dựng công cụ phần mềm riêng, có nhiệm vụ rà soát vào cơ sở dữ liệu để xác định các tài liệu bị hỏng, lỗi, mất mát.

Sử dụng dây chuyền số hóa chuyên nghiệp M-Files, ứng dụng công nghệ số hóa của ABBYY để số hóa các hồ sơ, tài bị thiếu hụt, sau khi quét, biện mục, tài liệu được lưu trữ trên hệ thống M-Files để so sánh đối chiếu trước khi chính thức đổ vào hệ thống WIPO IPAS.

Kết quả

WIPO tài trợ kinh phí và chọn Công ty Đông Kinh là nhà thầu thi công.

Sau gần 1 năm thực hiện, dự án thành công tốt đẹp;

Toàn bộ kho dữ liệu 3 trong 5 triệu trang bị hỏng hóc được hồi cố hoàn toàn.

Dữ liệu được đẩy lên hệ thống WIPO IPAS; cán bộ chuyên viên giờ đây hoàn toàn khai thác hồ sơ sở hữu trí tuệ thông qua hệ thống WIPO IPAS, hiện đại và ổn định với tốc độ cao.

Thách thức

  • Dữ liệu mất mát lỗ chỗ, không theo qui luật nào
  • Phải tìm đúng danh mục tài liệu, dữ liệu bị hỏng, mất mát để bổ sung
  • Giấy tờ nằm lẫn lộn ở nhiều nơi khác nhau, số lượng không đồng đều, có thể chỉ lấy 1 trang tài liệu trong 1 tập hồ sơ 200 trang giấy
  • Thời gian triển khai quá ngắn

Giải pháp

  • Xây dựng công cụ mới, kết nối đến database của VN-IPAS, rà soát và phân tích dữ liệu hiện có để xác định các tài liệu, dữ liệu bị mất, hư hỏng
  • Sử dụng đội ngũ cán bộ đông đảo, chuyên nghiệp để đối chiếu và thu thập hồ sơ để quét và cập nhật dữ liệu
  • Nhận, trả hồ sơ và thi công số hóa được thực hiện cấp tốc, đảm bảo trả lại hồ sơ gốc trong thời gian rất ngắn để không ảnh hưởng đến công tác chuyên môn của các thẩm định viên chỉ vì hồ sơ đang nằm ở khâu số hóa
  • Sử dụng giải pháp ABBYY FineReader Server để phục vụ việc quét hồ sơ với các tính năng mạnh mẽ như tự động phân loại, cho phép quát từng batch hồ sơ với nhiều loại tài liệu khác nhau và chuyển qua số hóa trước khi đưa vào dây chuyền quản lý số hóa để thực hiện các tác vụ tiếp theo
  • Tất cả các hoạt động được quản lý trên dây chuyền quản lý số hóa M-Files, thuận tiện, khép kín và hiện đại, các công việc được phân công cụ thể theo từng tiến trình, đảm bảo tính chính xác và an toàn cho dữ liệu

Kết quả

  • Hơn 4 triệu trang tài liệu đã được hồi cố và cập nhật đầy đủ vào cơ sở dữ liệu VN IPAS
  • Tiết kiệm rất lớn chi phí quét và nhập thông tin
  • Dữ liệu đạt độ chính xác cao, tiết kiệm rất lớn thời gian, chi phí kiểm tra, hiệu đính thông tin
  • Hệ thống thông tin, dữ liệu VN-IPAS mới được cập nhật và bổ sung đầy đủ thông tin, sẵn sàng cho khai thác và chuyển đổi sang hệ thống của WIPO
Facebook
Hỗ trợ
Zalo
+84903.445.366